Scheins organisationskultur ved systemdesign

Organisationskultur er en af de vigtigste men mest oversete værktøjer i IT

Når virksomheder taler om udvikling, handler samtalen ofte om:

• teknologi
• strategi
• markeder
• digital transformation

Men i praksis er der én faktor, der ofte afgør, om ændringer faktisk lykkes, og dette er organisationskulturen.

Den amerikanske organisationsforsker Edgar H. Schein er en af de teoretikere, der har haft størst indflydelse på forståelsen af dette. Organisationskultur: Et mønster af fælles grundlæggende antagelser, som en gruppe har udviklet gennem erfaringer med at løse problemer om ekstern tilpasning og intern integration. skal forstås ifølge Schein som en gruppe mennesker, der arbejder sammen over tid, udvikler bestemte måder at gøre tingene på. Hvis disse måder virker, bliver de gradvist til organisationens “sådan gør vi her”.

Over tid bliver disse løsninger til standard praktisk, som medarbejdere sjældent stiller spørgsmål ved.

Scheins model: kulturens tre niveauer

Scheins mest kendte bidrag er modellen over kulturens tre niveauer.

Modellen illustreres ofte som et isbjerg, fordi kun en lille del af kulturen er synlig.

1. Artefakter – det man kan se på overfladen

Artefakter: De synlige og observerbare elementer i en organisations kultur. Alt det, man kan se eller høre, når man møder en organisation: kontorindretning, teknologier, mødeformer, historier og symboler. kan f.eks. være:

• Åbne kontorlandskaber
• Hjemmeside (UX/UI)
• Dashboards og KPI-visualiseringer
• Automatiserede workflows

I digitale virksomheder er artefakter ofte tæt knyttet til teknologi.

De systemer en organisation bruger såsom CRM, projektstyring, interne værktøjer, bliver nemlig en del af den synlige kultur og arbejdsgange.

Men selvom artefakter er lette at observere, er de svære at forstå uden at kende de dybere værdier bag dem.

2. Værdier – organisationens officielle principper

Værdier: De principper og mål organisationen officielt fremhæver som ønskværdig adfærd. kan f.eks. være værdier som:

• Innovation
• Kundecentreret udvikling
• Datadrevne beslutninger
• Samarbejde

Disse værdier findes ofte i:

• Strategidokumenter
• Mission statements
• Ledelseskommunikation

Men Schein understreger, at der ofte er forskel mellem erklærede værdier og faktisk adfærd.

En virksomhed kan eksempelvis sige, at den arbejder datadrevet, men i praksis træffes beslutninger stadig ud fra intuition eller hierarki.

3. Grundlæggende antagelser – kulturens fundament

Det dybeste niveau i Scheins model består af de Grundlæggende antagelser: Ubevidste opfattelser af virkeligheden, som medlemmerne af organisationen tager for givet. som f.eks. kan være:

• Medarbejdere skal kontrolleres
• Data er vigtigere end intuition
• Teknologi kan automatisere de fleste processer

Disse antagelser påvirker direkte:

• Ledelsesstil
• Beslutningsprocesser
• Systemdesign

Ledelse og kultur

Schein fremhæver også, at ledere spiller en central rolle i udviklingen af organisationskultur.

Ledere påvirker kulturen gennem det, han kalder Kulturindlejringsmekanismer: De måder hvorpå ledere former organisationens kultur gennem handlinger, prioriteringer og belønninger., som over tid skaber stabile mønstre i organisationen.

Organisationskultur i en digital verden

Selvom Scheins teori stammer fra organisationsforskning i 1980’erne, er den stadig overraskende relevant i dag med moderne systemdesign.

I moderne virksomheder er kultur nemlig tæt koblet til digitale systemer og arbejdsprocesser.

Et CRM-system, et projektstyringsværktøj eller et automatiseret workflow er ikke bare teknologi.

De afspejler også organisationens:

• Beslutningsstruktur
• Samarbejdsmønstre
• Målingslogik (montering)

Med andre ord:

Software bliver ofte en konkret manifestation af organisationens kultur.

Hvorfor er det vigtigt for JPMag og deres samarbejdspartnere?

For en virksomhed som JPMag, der udvikler software- og CRM-løsninger, er organisationsforståelse afgørende. Når man udvikler systemer til en virksomhed, er det nødvendigt at forstå:

• Hvordan organisationen træffer beslutninger
• Hvordan medarbejdere samarbejder
• Hvilke målinger og KPI’er der er vigtige
• Hvordan information og data flyder i organisationen

Med denne indsigt har JPMag langt bedre mulighed for at udvikle et værktøj, som faktisk skaber værdi i virksomheden. Systemet vil typisk også blive hurtigere adopteret af medarbejderne, fordi det passer bedre til deres arbejdsgange og behov.

Uden denne forståelse bliver systemdesignet ofte sværere. Det kan føre til misforståelser, løsninger der ikke passer til organisationens praksis, eller en langsommere adoptionsproces blandt medarbejderne.

Derfor er det vigtigt, at JPMag gør sig disse overvejelser hver gang de indgår et nyt samarbejde med en virksomhed, så de kan udvikle løsninger, der passer til organisationen og dermed levere den bedst mulige service.

Teknologi virker kun, hvis den passer til organisationen

En vigtig erfaring fra digitaliseringsprojekter er, at teknologi sjældent fejler på grund af teknikken.

Den fejler ofte fordi, systemet ikke passer til organisationens arbejdsgange eller medarbejdere ikke kan se værdien. Derfor er organisationsforståelse, som Scheins teori bidrager til, en vigtig del af arbejdet med at udvikle digitale løsninger.

Konklusion

Edgar H. Scheins teori giver stadig en af de mest brugte modeller til at forstå organisationskultur.

Hans vigtigste bidrag er:

• Forståelsen af kultur som fælles lærte antagelser
• Modellen med tre kulturelle niveauer
• Koblingen mellem ledelse og kultur

I en moderne kontekst bliver denne forståelse endnu vigtigere.

Når virksomheder digitaliserer deres processer og implementerer nye systemer, bliver kultur nemlig ikke mindre vigtig, den bliver mere synlig og skal tages hånd om. For teknologi afspejler altid den måde organisationen tænker og arbejder på, og derfor begynder mange vellykkede digitale projekter ikke med kode. De begynder med forståelse af organisationen.